Cara Mengubah File Word ke PDF

Posted by

Banyak cara untuk mengubah file Word ke PDF, mulai dari online hingga offline, dari menggunakan program tambahan atau tidak.

Namun tahukah anda jika untuk mengubah file Word ke PDF pun bisa dilakukan melalui aplikasi Microsoft Word itu sendiri.

Sebelumnya anda perlu ketahui, bahwa tujuan file PDF adalah agar file tersebut bisa di gunakan secara cross / multi platform.

Sehingga tidak tepat rasanya jika file tersebut anda PDF-kan hanya untuk mengirimkan file tersebut untuk di edit ulang oleh rekan anda yang menggunakan software yang sama, Microsoft Word.

Beda kasus jika memang anda akan mem-print file tersebut di percetakan, mempublikasikan file tersebut secara online, mereview melalui smartphone,  dan lain sebagainya.

Dimana anda ingin memperoleh kompatibilitas lebih serta layout maupun formatting yang ada di file tersebut tidak berubah.

A. Mengubah File Word Ke PDF

Sebelum melanjutkan, pastikan bahwa Microsoft Word anda minimal versi Microsoft Word 2013.

Jika versi Microsoft Word anda lebih ‘tua’ dari Microsoft Word 2013, maka cara di bawah kemungkinan besar tidak bisa di lakukan.

Untuk mengubah file Word ke PDF menggunakan Microsoft Word bisa di lakukan dengan tiga cara sebagai berikut.

1. Mengubah File Word ke PDF Menggunakan Save As

Untuk mengubah file Word ke PDF bisa anda lakukan menggunakan metode Save As dengan langkah – langkah berikut ini.

Step 1 – Buka file Word yang akan di PDF-kan

Buka file Word yang akan anda ubah menjadi file PDF. Sebagai contoh bisa anda lihat pada gambar berikut ini.

File Dokumen Word
File Dokumen Word

Step 2 – Klik menu File

Klik menu File yang ada di menu ribbon seperti pada gambar berikut ini.

Menu File di Ribbon Microsoft Word

Menu File di Ribbon Microsoft Word

Step 3 – Klik menu Save As > Browse

Selanjutnya klik menu Save As lalu klik opsi Browse seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini.

Menu Save As dan Browse

Menu Save As > Browse

Step 4 – Tentukan folder dan nama file

Pada window yang muncul, tentukan folder tempat anda akan menyimpan file dan tentukan nama dari file tersebut.

Lokasi Penyimpanan dan Nama File

Lokasi Penyimpanan dan Nama File

Step 5 – Klik menu dropdown Save as type

Berikutnya klik dropdown menu Save as type seperti terlihat pada gambar berikut ini.

Dropdown Menu Save As Type

Dropdown Menu Save As Type

Step 6 – Pilih PDF

Dari berbagai opsi yang ada, pilih dan klik opsi PDF.

PDF Option

PDF Option

Step 7 – Klik tombol Save

Selanjutnya klik tombol Save untuk menyimpan file tersebut ke dalam format PDF.

Save Button

Save Button

2. Mengubah File Word ke PDF Menggunakan Export

Untuk mengubah file Word ke PDF bisa juga anda lakukan dengan menggunakan metode Export dengan langkah – langkah berikut ini.

Step 1 – Buka file Word yang akan di PDF-kan

Buka file Word yang akan anda ubah menjadi file PDF seperti cara sebelumnya.

Step 2 – Klik menu File

Klik menu File yang ada di menu ribbon.

Step 3 – Klik Export > Create PDF/XPS

Selanjutnya klik menu Export dilanjutkan dengan klik tombol Create PDF/XPS seperti pada gambar berikut ini.

Menu Export dan Create PDF/XPS
Menu Export dan Create PDF/XPS

Step 4 – Tentukan folder dan nama file

Pada window yang muncul, tentukan folder tempat anda akan menyimpan file dan tentukan nama dari file tersebut.

Folder dan Nama File
Folder dan Nama File

Step 5 – Klik tombol Publish

Selanjutnya klik tombol Publish untuk mengubah file Word anda ke PDF.

Tombol Publish
Tombol Publish

3. Mengubah File Word ke PDF Menggunakan Print

Cara lainnya untuk mengubah file Word ke PDF bisa anda lakukan dengan menggunakan metode Print dengan langkah – langkah berikut ini.

Step 1 – Buka file Word yang akan di PDF-kan

Buka file Word yang akan anda ubah menjadi file PDF seperti cara sebelumnya.

Step 2 – Klik menu File

Klik menu File yang ada di menu ribbon.

Step 3 – Klik Print

Selanjutnya klik menu Print seperti pada gambar berikut ini.

Menu Print
Menu Print

Step 4 – Ubah printer ke Microsoft Print to PDF

Klik jenis printer dari dorpdown menu dan pilih Microsoft Print to PDF seperti pada gambar berikut ini.

Printer Option Microsoft Print to PDF
Printer Option Microsoft Print to PDF

Step 5 – Sesuaikan pengaturan

Selanjutnya sesuaikan pengaturan seperti ukuran kertas (A4,Letter,Legal), Portrait atau Landscape, dan lain sebagainya yang ada di bagian Settings seperti pada gambar berikut ini.

Pengaturan Print - Settings Section
Pengaturan Print – Settings Section

Step 6 – Klik tombol Print

Selanjutnya klik tombol Print untuk mengubah file Word tersebut menjadi PDF. 

Tombol Print
Tombol Print

B. Perbedaan Ketiga Metode

Sebenarnya ketiga metode tersebut sama saja jika file Word overall mengandung teks.

Tapi berdasarkan pengalaman pribadi, saya kadang mendapatkan file PDF menjadi sedikit kacau jika menggunakan metode Save As.

Khususnya jika dalam file Word banyak mengandung formatting Chart, Shapes, dan hal – hal grafis lainnya.

[easy-tweet tweet=”Metode apa yang sering anda gunakan, Save As PDF, Export PDF, atau Print PDF?” user=”omgoblog” usehashtags=”no”]

1.  Pemilihan Metode Yang Akan Digunakan

a.  Metode Save As

Metode Save As sangat efektif jika anda ingin melakukan editing atau mengconvert file PDF tersebut ke Word lagi di kemudian hari.

Selain itu, file PDF tentunya berukuran lebih kecil jika dibandingkan dengan file aslinya yaitu file Word (.doc, .docx).

Jadi metode Save As sangat dianjurkan untuk digunakan jika anda sedang mengerjakan dokumen Draft bersama team.

b.  Metode Export

Metode Export sangat efektif jika anda ingin melakukan publikasi online seperti file download, jurnal online, eBook, dan lain sebagainya.

Dimana file tersebut berukuran lebih kecil dan akan lebih sulit di edit maupun di convert jika dibandingkan metode Save As.

Hal ini disebabkan karena metode ini mem-flatten segala macam pengaturan format, font, layout, dan lain sebagainya ke dalam format PDF.

Sehingga jika anda ingin memprioritaskan struktur dokumen seperti link, sectioning, daftar isi yang bisa di klik, dan lain sebagainya, maka metode ini sangat cocok anda gunakan.

Oleh karena itu di atas saya sebutkan metode ini sangat cocok jika anda ingin melakukan publikasi online.

c.  Metode Print

Metode Print akan sangat efektif jika anda ingin mencetak / memprint dokumen tersebut di tempat rental, warnet, percetakan, dan lain sebagainya.

Hal ini disebabkan karena metode ini melakukan color separation pada segala bentuk grafis seperti chart, graph, gambar dan lain sebagainya, sehingga memberikan kompatibilitas lebih terhadap berbagai jenis printer.

Selain itu, metode ini juga sangat baik dalam menangani jenis font, alignment font, dan lain sebagainya karena metode ini seolah – olah mem”print” dokumen Word anda ke dalam PDF.

Kekurangannya, file yang di ubah ke PDF dengan metode Print tentunya akan lebih sulit di edit dan di convert jika di bandingkan dengan kedua metode lainnya.

Selain itu, file PDF yang di hasilkan akan berukuran lebih besar di bandingkan file aslinya (.doc, .docx).

2.  Kelebihan dan Kekurangan

Secara singkat mungkin anda sudah bisa menarik kelebihan dan kekurangan dari ketiga metode tersebut.

Namun agar lebih jelas, maka anda bisa lihat pada tabel berikut ini.

Metode Save As Metode Export Metode Print
 Kelebihan File lebih kecil & Mudah di edit File lebih kecil & Document structure oriented Kompatibilitas multi device & Graphic Oriented
 Kekurangan Kompatibilitas rendah lebih sulit di edit lebih sulit di edit & Ukuran file lebih besar
 Penggunaan Dokumen Draft Dokumen Publikasi Dokumen Cetak

Conclusion

Setelah membaca pembahasan di atas, saya harap anda telah mengetahui perlu tidaknya anda mengubah file Word ke PDF.

Jika memang anda perlu untuk mengubah file Word ke PDF, maka anda pun bisa menggunakan Microsoft Word tanpa menggunakan tambahan aplikasi.

Dan dengan tiga metode yang bisa anda gunakan, maka hasil PDF yang anda dapatkan lebih efektif dan tepat sasaran.

3 comments

  1. Terimakasih, tutorial ini sangat membantu.
    Kenalkan nama saya Widia 1722500123 dari Atma Luhur

    Kunjungi website kampus saya [check name link – edited by admin]

  2. terimaksih kak atas informsinya sngat bermanfat bgi sya
    prknalkan Nama Saya Yunita 1722500158 dari STMIK ATMA LUHUR
    jgan lupa kunjungi website kami di [check name link – edited by admin]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *